A számvitelről szóló 2000.évi C. törvény (a továbbiakban: számviteli törvény) 154. §-ának (7) bekezdése alapján a vállalkozó a közzétételi kötelezettségének azzal tesz eleget, ha a beszámolót, kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálói záradékot vagy a záradék megadásának elutasítását is tartalmazó független könyvvizsgálói jelentéssel együtt a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról szóló törvényben meghatározott módon a céginformációs szolgálatnak elektronikusan megküldi. A beszámoló közzététellel összefüggő megőrzésének szabályait a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006.évi V. törvény (a továbbiakban: cégtörvény) 18. és 19. §-ai, valamint a 11/2009. (IV.28.) IRM – MehVM - PM együttes rendelet (a továbbiakban: rendelet) szabályozza.

A cégtörvény 18.§ - ának (5) bekezdése határozza meg azt a személyt, aki jogosult a beszámoló céginformációs szolgálat részére történő megküldésére. Eszerint a beszámolót a cégnek az adózás rendjéről szóló 2003.évi XCII. törvény 7.§ - ának (2) bekezdése szerinti képviselője küldi meg a céginformációs szolgálat részére. Ez a személy olyan képviseleti joggal rendelkező személy lehet, aki a gazdasági társaság vagy egyéb szervezet munkavállalója, illetve tagja.

A cégtörvény 18. § - a (6) bekezdésének az előírása egyértelműen szabályozza, hogy a beszámolót beküldő személy köteles az eredeti beszámolt megőrizni.

A rendelet 1.§-ának (1) bekezdése alapján a beszámoló beküldésekor a beküldő személy köteles nyilatkozni arról, hogy az elektronikus űrlapon megadott adatok a valóságnak megfelelnek, valamint, hogy az elektronikus űrlaphoz csatolt beszámolóban szereplő adatok az elfogadott beszámoló adattartalmával megegyezőek.

Amennyiben a képviseleti joggal rendelkező személy egy gazdasági társaságnak vagy egyéb szervezetnek  munkavállalója, akkor nem a saját, hanem a munkáltatója ügyében jár el, ezért a munkáltató felelőssége, hogy a beküldött beszámoló eredeti példányának tárolásához szükséges feltételeket biztosítsa.Ez a kötelezettség a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 51. §-a (1) bekezdésének az előírásából is következik. Ebben az esetben teljes mértékben a munkáltató felelőssége az eredeti beszámoló megőrzési feltételeinek biztosítása.

A munkaviszony megszűnése kapcsán az őrzési kötelezettség és minden ezzel összefőggésben őrzött anyag a volt munkáltató részére átruházandó. A volt munkáltatót / munkavállalót érintően általánosságban elmondható, hogy a munkaviszony megszűnése, megszüntetése esetén a felek egymás közötti kapcsolatait le kell zárni. Ez magába foglalja azt is, hogy a munkavállaló a munkakörét átadja és elszámol; a munkáltató pedig az elszámolás lehetőségét biztosítja.

Amennyiben a gazdasági társaság vagy egyéb szervezet a beszámoló elkészítésével és közzétételével egy könyvviteli szolgáltatást végző társaságot bíz meg, és a képviseleti joggal a szolgáltatást végző társaság vezető tisztségviselőjét ruházza fel, akkor a könyvviteli szolgáltatást végző társaság vezető tisztégviselője lesz az eredeti beszámoló megőrzésére kötelezett.

Amennyiben a vezető tisztségviselő az eredeti beszámoló megőrzésével kapcsolatos kötelezettségének nem tesz elegt és ezzel a megbízónak kárt okoz, akkor a károsulttal szemben a vezető tisztésgviselő a jogi személlyes, azaz a könyvviteli szolgáltatást végző társasággal egyetelmegesen felel. Tehát ebben az esetben nem csak a könyvviteli szolgáltatást végző gazdasági társaság, hanem a vezető tisztségviselő feleleőssége is fenn áll.