Az adózással kapcsolatos szerződéseket, számlákat, valamint az adóbevallást alátámasztó nyilvántartásokat  a bevallás benyújtásának évéig plusz öt évig – tehát a gyakorlatban hat évig vagyunk kötelesek megőrizni. Nem szabad elfelejtenünk, hogy az önellenőrzés is bevallás, így a benyújtás éve plusz öt év a megőrzési ideje az önellenőrzési nyilvántartással és az önellenőrzés összes bizonylatával együtt.

Halasztott adó esetén pedig a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznünk az iratokat, de a gyakorlatban ez 7 évet is jelenthet. A 2016-os évben szerzett jövedelmek után például a személyi jövedelemadó bevallásának határideje egyéni vállalkozó esetén a tárgyévet követő február 15.Tehát, a bevallást alátámasztó iratokat a 2017. évi esedékességet követő év 2018) + 5 év = 2023-ig kell megőrizni.

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-ának (1) bekezdése értelmében a gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, feljegyzést, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot – ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is – legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A számviteli bizonylatoknál az elévülési idő kezdte a beszámoló közzétételétől kezdődik.

Hol kell tárolni?

Az adózás rendjéről szóló törvény értelmében a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvelést, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített adatokat is – úgy kell kiállítanunk, illetve vezetnünk, hogy az ellenőrzésre alkalmas legyen. Az iratokat, ahogy a jogszabály fogalmaz, az ezek vezetésére kötelezett adózó vagy a cég tulajdonosa az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára tehát továbbíthatjuk más helyre, de az adóhatóság felhívására azokat 3 munkanapon belül be kell tudni mutatnunk.

Jó, ha tudjuk, és egy életre megjegyezzük, az adózónak, vagyis bármely vállalkozásnál a vezetőnek, végelszámolás esetén a végelszámolónak, felszámoláskor a felszámolónak van megőrzési kötelezettsége, melyet a könyvelőre áthárítani nem lehet. A könyvelő 10 éves megőrzési kötelezettsége ugyanis az általa elektronikus úton beküldött beszámolók és a kapcsolódó iratok eredeti, aláírt példányára terjed ki, mert neki adott esetben azt kell bizonyítania, hogy nem változtatott az iratokon a vezetőség által jóváhagyottakhoz képest.

Elektronikusan nem elég

Nincs olyan jogszabály, amely az iratok megsemmisítésével, annak lehetőségével foglalkozna. A papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. Ugyanakkor sem ez a jogszabály, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat) megsemmisíthető lenne. Ugyanakkor nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a biztonságos adatmentésről is gondoskodniuk kell a cégeknek! 

Ennek ellenére a szakértők javasolják az elektronikus másolatok készítését, hiszen így könnyebben tárolható és kereshető az állomány, ami a mindennapi munkavégzésben jelentős hatékonyságnövekedést eredményez. Ha pedig ellenőrzésre kerül sor, elő lehet venni a jól elraktározott eredeti példányokat.

Mennyire büntetnek?

Az adózó 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, amennyiben iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget. [Art. 172. § (20a) bekezdés] 

Az adózás rendjéről szóló törvény előírása alapján a nyomdai úton előállított számla és nyugta megőrzésére vonatkozó kötelezettség teljesítésének elmulasztása még súlyosabban szankcionálható a hiányzó számlák és nyugták számával arányos mértékű mulasztási bírság kiszabásának lehetőségével.

Amennyiben az adózó iratmegőrzési kötelezettségének a nyomdai úton előállított számla, illetve nyugta megőrzésének elmulasztásával nem tesz eleget, függetlenül attól, hogy a számla, illetve nyugta felhasználása ténylegesen megtörtént-e, a kiszabható mulasztási bírság teljes összege magánszemély esetén 200 ezer forint, más adózó esetében pedig 500 ezer forint és a hiányzó számlák, nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.

A szokásos piaci ár meghatározásával, illetve az ellenőrzött külföldi társaságokkal folytatott ügyletekkel összefüggő nyilvántartásokra vonatkozó iratmegőrzési kötelezettség elmulasztása esetén is az általánosnál súlyosabb mértékű mulasztási bírság kiszabásával élhet az adóhatóság a szankcionálás lehetőségeként.

A szokásos piaci ár meghatározásával, az ellenőrzött külföldi társaságokkal folytatott jogügyletekkel kapcsolatos nyilvántartással összefüggő iratmegőrzési kötelezettség elmulasztása esetén az adóhatóság nyilvántartásonként (összevont nyilvántartásonként) 2 millió forintig terjedő, illetve ismételt jogsértés esetén nyilvántartásonként (összevont nyilvántartásonként) 4 millió forintig terjedő mulasztási bírságot szabhat ki, továbbá ugyanazon nyilvántartás vezetésének ismételt elmulasztása esetén az adózó az első esetben kiszabott bírság mértékének négyszereséig terjedő mulasztási bírsággal sújtható. [Art. 172. § (16) bekezdés]