Szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok

Szigorú számadás alá vont nyomtatványnak kell tekinteni minden olyan bizonylati űrlapot

- amelynek illetéktelen felhasználása esetén a társaság nem élhet felszólamlási joggal (pl. készpénz csekk, elszámolási utalvány, szállítólevél, ajándék utalvány);

- ha a beszerzéskor a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a névértéknek megfelelő összeget kell fizetni (pl. közlekedési jegy, tüzelőutalvány, MÁV fuvarlevél);

- melynek nem megfelelő, illetéktelen felhasználása visszaélésekre adhat alkalmat (pl. étkezési jegy, raktári, pénztári bevételi és kiadási utalványok);

- a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat.

A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok körét – figyelembe véve az egyéb jogszabályi előírásokat is – a vállalkozás vezetője határozza meg. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szervezet, a felhasznált mennyiség – sorszám szerint – és a felhasználás időpontja is megállapítható. A nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) el kell számolni. A nyomtatványok átadása, illetve átvétele csak elismervény ellenében történhet.

A szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok köre a következő:

-készpénzcsekk (készpénz-felvételiutalvány);
-elszámolási utalvány;
- csekkszerződés alapján igényelt csekkfüzet;
- bevételi és kiadási pénztárbizonylat;
- pénztárjelentés;
- nyugta, ideértve a beszedendő összeget előnyomva feltüntetett nyugtát, perforált szelvényeket tartalmazó nyugtafüzetet;
- gépkocsi-menetlevél;
- sorszámozott űrlapok és sorszámozott űrlapokat tartalmazó füzetek, valamint értékjegyek, amelyekért a felhasználás során ellenértéket fizetnek stb.

- az online-pénztárgépek pénztárgép naplója.

 

Nyomtatványok beszerzése

A leggyakrabban használt nyomtatványok a készpénzfizetési számla, a számla, a nyugta, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylat, a szállítólevél, a kiküldetési rendelvény, a menetlevél, illetve a pénztárjelentés. E nyomtatványok vásárlásakor az eladó jogszabályi kötelezettsége, hogy az alábbiakat a vevőtől elkérje:

• vállalkozói igazolvány, vagy nyilvántartásba vételi igazolás másolata
• adószámot igazoló okirat másolata
• személyazonosító okirat másolata

A számlatömböt a cégjegyzésre jogosult meghatalmazottja is megvásárolhatja, mely esetben az alábbi dokumentumokra van szükség:

• vállalkozói igazolvány, vagy nyilvántartásba vételi igazolás másolata
• adószámot igazoló okirat másolata
• cégszerűen aláírt, két tanúval ellátott meghatalmazás
• a meghatalmazó aláírási címpéldánya, aláírás mintája
• a meghatalmazó és a meghatalmazott személyi okiratai, adókártyája

Fontos, hogy e dokumentumokat minden esetben be kell mutatni a számlatömb vásárlásakor, ezek korábbi vagy használatban lévő számlatömbbel, társasági szerződéssel, vagy pecséttel nem helyettesíthetőek. Amennyiben a fentiek valamelyike nem áll rendelkezésére, szigorú számadású nyomtatvány vásárlására nem jogosult.

 

Nyomtatványforgalmazók adatszolgáltatási kötelezettsége

Az adóhatóság felé folyamatos adatszolgáltatási kötelezettségük van a szigorú számadású nyomtatványokat értékesítőknek, mely során az alábbiakról kell nyilatkozniuk:

• az értékesített nyomtatványok típusa (pl. bevételi-, kiadási bizonylat, pénztárjelentés, nyugta, gépkocsi-menetlevél, stb.)
• a nyomtatvány sorszáma, sorszámtartománya
• a vevő azonosítására alkalmas adatok (név, cím, adószám)
• meghatalmazással történő vásárlás esetén a meghatalmazott magánszemély neve, és adóazonosító száma

Az adatszolgáltatást negyedévenként, a negyedévet követő hónap 20. napjáig kell megtenni a nyomtatványokat forgalmazóknak.

Mit ellenőriz a NAV?

Az adóhatóság kiemelt figyelmet szentel arra, hogy megvizsgálja, van-e egyáltalán ilyen nyilvántartása a cégnek, és ha igen, annak adattartalma

• megegyezik-e a nyomtatványforgalmazók adatszolgáltatásával?
• megfelel-e a valóságnak?

Fontos, hogy e nyilvántartást folyamatosan, és naprakészen kell vezetni – tehát attól a pillanattól kezdve, hogy a nyomtatvány beszerzésre került. (Ennek értelmében tehát e feladat a vállalkozásokra hárul, hiszen az ő döntése az, hogy az mikor kerül rendeltetésszerű használatra.)

Amennyiben az adatok nincsenek összhangban, vagy a nyilvántartásban hiányosságok fedezhetők fel – az elmúlt időszak ellenőrzéseinek eredményei szerint a jogszabályi előírásoknak nem felelnek meg e nyilvántartások -, akkor az adóhatóság

• mulasztási bírságot szabhat ki (ennek összege magánszemélyek esetén nyomtatványonként 200 ezer forintig, gazdasági társaságoknál 500 ezer forintig terjedhet), vagy
• adóhiányt, adóbírságot és késedelmi pótlékot szabhat ki, vagy
• további kapcsolódó ellenőrzéseket indítványozhat.

Ezek elkerülése érdekében a nyomtatványokról tehát olyan nyilvántartást kell vezetni, mely a következő adatokat tartalmazza:

• nyomtatvány neve, és számjele
• a beszerzés kelte
• a tömbök sorszáma, sorszámtartománya
• a felhasználás kelte
• a kiselejtezés kelte

A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.