Ha a szakképzési hozzájárulásra kötelezett gyakorlati képzést nem szervez, akkor a naptári év 1-11. hónapjára vonatkozóan havonta szakképzési hozzájárulási előleget fizet. Az előleg mértéke a tárgyhavi bruttó kötelezettség. A havonta előlegként fizetett szakképzési hozzájárulást a számviteli nyilvántartásokban az adóhatósággal szembeni követelésként kell kimutatni. Majd ezt követően az éves bevallásra kerül sor a tárgyévet követő év elején. A tárgyévre éves szinten bevallott szakképzési hozzájárulást a bérjárulékok között indokolt elszámolni, majd az éves szinten bevallott összeg és az előleg különbözetét a bevallással egy­idejűleg pénzügyileg rendezni.

Más a helyzet, ha a vállalkozás részt vesz olyan gazdasági eseményekben, amelyek kedvezményezettek a szakképzés és szakképzési hozzájárulás rendszerében. A szakképzési hozzájárulás éves elszámolásánál meg kell határozni az éves bruttó alapot (amely visszautal a szociális hozzájárulás adóalapjára), és ebből le kell vonni a kedvezményezett dolgozók (például pályakezdők, tartósan álláskeresők stb.) miatti összegeket, majd az előbbiekre vetítve 1,5 százalékkal megállapítani a hozzájárulás nagyságát.

Külön fel kell sorolni az iménti bruttó kötelezettséget még csökkentő tételeket (a bevallásban is), ilyenek a korábban (2015) ismert jogcímek:

– az együttműködési megállapodás alapján (szakképző iskolai tanuló) után,
– a tanulószerződéssel rendelkező tanuló után,
– a felsőfokú szakképzésben részt vevő hallgató után, külön-külön az együttműködési és hallgatói szerződés alapján, 
– a gyakorlatigényes alapképzési szak keretében hallgatói munkaszerződés alapján szervezett szakmai gyakorlat után,
– a saját munkavállaló részére szervezett képzés alapján, (ilyen lehet például a dolgozók nyelvoktatása – a számvitelről szóló törvény ( Sztv.) 5. paragrafus d) pontja szerint).

Az előzőek nyomán adódó nettó kötelezettség lesz az éves szintű fizetési kötelezettség, de ebből adódóan nem ezt kell befizetni, hanem a korábban befizetett előlegek és az éves nettó kötelezettség különbözetét. Ez utóbbi lehet visszaigénylés is, ha az éves nettó kötelezettséget meghaladja az előlegek kumulált nagysága (ennek külön feltételei is lehetnek).

A szakképzési hozzájárulás év közben visszaigényelt összege nem tekinthető véglegesnek, ezért az éves bevallás elkészítéséig az adóhatóságtól kapott előlegként kezelendő. A szakképzési hozzájárulás éves bruttó összegét, valamint a csökkentő tétel éves összegét az éves bevalláskor kell megállapítani, és ha az utóbbi a több, akkor azt az adóhatóságtól igényelhető támogatásként kell az egyéb bevételek között előírni.

Ez könyveléstechnikailag eltér a pénzforgalmi könyvelésnél, például a személyi jövedelemadós egyéni vállalkozó esetében. A személyi jövedelemadóról szóló törvény 5. számú melléklete különböző nyilvántartási rendszereket (naplófőkönyv, pénztárkönyv, bevételi nyilvántartás) alkalmaz a pénzforgalmi szemléletű elszámolásra. A technikától függetlenül mindegyikben adóköteles a kapott támogatás.

Például a pénztárkönyv esetén a szakképzési alapból visszajáró összeg megjelenik az adóalapba beszámító bevételek – összes bevételek közt akkor, amikor arra jogosulttá válik az adózó. Amikor pedig úgy használják fel a szakképzési hozzájárulás visszajáró összegét, hogy átvezetik egy másik adónemre, akkor a pénztárkönyvben költségnek nem minősülő egyéb kiadások – összes kiadások közt jelentkezik az átvezetett összeg, közben az analitikában kimutatható a kötelezettségek csökkenése.

A naplófőkönyvben a követelések és kötelezettségek is külön jelennek meg, így részletesebben követhetők egy nyilvántartásban az események, mivel a követelések, kötelezettségek közti átvezetések is látszanak.

2016. évtől új támogatási formák is megjelennek a szakképzési hozzájárulásnál. Egyrészt új adóalanyként jelenik meg a tanulószerződés kötésére jogosult egyéb szervet (a szakképzésről szóló 2011. évi CLXXXVII. törvény 43. paragrafus (2) bekezdésének a) és c) pontjaiban nevesített tanulószerződés kötésére jogosult egyéb szerv, szervezet), amelynek különössége, hogy nem köteles szakképzési hozzájárulásra a szociális hozzájárulási adóalapja után, de közben támogatást igényelhet vissza. Ennek feltétele, hogy az adóhatóságnak bejelentse, a szakképzési hozzájárulást tanulószerződéses tanulók gyakorlati képzésével teljesíti.

A bejelentés megtételére a ’T201TSZ (törzskönyvi szervek), ’T201CSZ (civil szervezetek) és a T201 számú nyomtatványok szolgálnak. A bejelentést megtevő egyéb szerv, szervezet a bejelentkezést követő hónap első napjától minősül a szakképzési hozzájárulás alanyának, azaz az általa folytatott gyakorlati képzéssel összefüggésben ekkor nyílik meg a normatív alapú támogatás igénylésének lehetősége.

2016-tól a tanulószerződés alapján folytatott gyakorlati képzéssel összefüggésben elszámolható új, kötelezettségcsökkentő tételek:

– Beruházási kiegészítő csökkentő tétel, ha a hozzájárulásra kötelezett kizárólag a gyakorlati képzés folytatásához szükséges beruházást hajt végre. A kiegészítő kötelezettség csökkentő tétel a beruházás aktiválásának évében számolható el. Ennek összege függ a tanulók létszámától és az alapnormatívától. Maximális összege a beruházás összköltsége, de legfeljebb 15 millió forint, ugyanakkor az előleg bevallásban nem érvényesíthető.

– Oktatói kiegészítő csökkentő tétel. Ezen a jogcímen a nem főtevékenységként gyakorlati képzést folytató kis és középvállalkozásnak minősülő hozzájárulásra kötelezett csökkentheti a bruttó kötelezettségét. Az oktatói kiegészítő csökkentő tétel mértéke évente és tanulónként az alap normatíva összegének 21 százaléka.

– Tanműhely-fenntartási kiegészítő csökkentő tétel. A kötelezettségcsökkentő tételt a nem főtevékenységként gyakorlati képzést folytató hozzájárulásra kötelezett érvényesítheti, ha a gyakorlati képzést a 9. évfolyamon tanulószerződéses tanulók tekintetében kizárólag gyakorlati képzési célt szolgáló tanműhelyben végzi. Mértéke évente és tanulónként az alap normatíva összegének 25 százaléka.

2015. szeptember 1-jétől külön jogcímként jelenik meg a duális felsőoktatási képzéskeretében, hallgatói munkaszerződés alapján szervezett szakmai gyakorlat megszervezése is.

A saját munkavállaló képzésével történő kötelezettségteljesítés csak abban az esetben jöhet szóba, ha a hozzájárulásra kötelezett gazdálkodó havonta legalább 45 fő tanulószerződéses tanuló gyakorlati képzésével teljesíti részben a hozzájárulási kötelezettségét. A 45 fő tanulószerződéses tanuló gyakorlati képzésére vonatkozó feltétel 2016. január 1-jétől cégcsoportban – a kapcsolódó és partnervállalkozásoknál folyó gyakorlati képzés összeszámításával – is teljesíthető.

Az a hozzájárulásra kötelezett (ide nem értve az Szt. szerinti egyéb szervezeteket), aki a bruttó kötelezettségét részben vagy egészben tanulószerződés keretében szervezett gyakorlati képzéssel vagy a duális képzés keretében szervezett gyakorlati képzéssel teljesíti, s az alap- és kiegészítő csökkentő tételek összege meghaladja a bruttó kötelezettsége mértékét,

– kis- és középvállalkozásnak minősülő hozzájárulásra kötelezett esetén a bruttó kötelezettség mértékét meghaladó teljes összeget,

– nem kis- és középvállalkozásnak minősülő hozzájárulásra kötelezett esetén a bruttó kötelezettség mértékét meghaladó összeget, de legfeljebb a tanulószerződés és a duális képzéssel összefüggésben elszámolt alapcsökkentő tételt igényelheti vissza az állami adóhatóságtól.