Mint mindig és mindenhol a pénz körül forog minden. Ahogyan már a kiváló olasz hadvezér Montecuccoli oly’ sok évvel ezelőtt kijelentette, a háborúhoz három dolog kell: pénz, pénz és pénz. Nos ez nincs másképpen a vállalkozások világában sem. Éppen ezért nem mindegy, hogy az a bizonyos pénz (amiből az esetek többségében mindig többre van szükség a rendelkezésre állónál), milyen nagyságrendben és mire fordítható. Sajnos nem ismeretlen a vállalkozásoknál az az elv, hogy a kiadásokat a lehető legkisebb mértékűre kell szorítani, hiszen akkor több marad a „zsebben”, amit nem feltétlenül szoktak fejlesztésre, korszerűsítésre, profilbővítésre fordítani.

Persze az esetek jelentős hányadában az egyéni vállalkozónak, mikrovállalkozásnak nincs is más lehetősége, minthogy a bevételből önmagát, illetve a családját, „finanszírozza”, hiszen ez az egyike, rosszabb esetben a család egyetlen bevételi forrása.

Mit is tehetünk azért, hogy az esetenként  néhány ezer forintos megtakarítással választott olcsóbb megoldás ne legyen idővel súlyos tíz, illetve százezrekben kifejezett váratlanul jött és kivédhetetlen kiadás?

Természetesen számtalan lehetőség kínálkozik ilyen módszerekre, én azonban ezek közül a vállalkozások leggyakoribb „mumusaként” emlegetett adózási és az azzal összefüggő egyéb pénzügyeket érintő kérdésekre térek ki. Azonban nem az adószabályokra, hiszen arra megvannak az erre hivatott szakemberek, hanem leginkább a pénzügyek szabályos, vagy fogalmazzunk úgy eredményes nyilvántartására.

Sajnos még mindig gyakori az a hozzáállás, hogy havi néhány ezer forintos „spórolás” jegyében úgy gondolja  egy-egy vállalkozó, hogy egy könyvelő megbízásával járó költség teljesen felesleges kiadás. Hiszen néhány adónyilatkozatot, adóbevallást benyújtani, alkalmazotti bejelentést elintézni, iparűzési adóalapot kiszámolni stb-stb. nem olyan bonyolult és „józan ésszel” tutira megoldható. Ez mind így is van, mindaddig, amíg ki nem derül: sokkal több a „fontos” határidő, a kitöltendő nyomtatvány, űrlap, az on-line módon a NAV felé beküldendő kötelezettség, amivel a gazdasági szereplőnek számolnia kell. Ebben olyan apróságok is beletartoznak, hogy pl. minden kötelezettségének határidőben eleget tesz a vállalkozó… csak éppen az üzlettel, a termeléssel kapcsolatos milliónyi tennivalója mellett-miatt egy kicsit „elnézte” az adott nyomtatványt, elektronikusan beküldendő űrlapot. Azt pedig nagyon jól tudjuk, hogy a NAV rendszerében határidők és kódszámok alapján nyilvántartott kötelezettségek van, azaz „senkit” nem érdekel, hogy az érintett miért, mi okból is nem az XA, hanem az Xa jelű nyomtatványt továbbította, vagy nem az xxxxxx56, hanem az xxxxxx65 végződésű számlára utalt.

Amikor pedig már megtörténik a baj, akkor két lehetőség közül választhat a vállalkozó: villámgyorsan „félredob” mindent, és az üzlet picit „háttérbe szorul”, annak érdekében, hogy a lehető leghamarabb korrigálja (ha van rá lehetősége) a tévedést, mulasztást, vagy… várja, a sorsa beteljesülését, azaz, hogy mi és főleg mennyi a forintban kifejezett következménye ennek akis „benézésnek”.

Persze a könyvelő nem olyan aduász, akit bármikor be lehet dobni egy NAV-al szemben, viszont egy nagyon fontos körülmény szól mellette! Mégpedig, az, hogy egy könyvelőnek tökéletesen a profiljába illeszkedik mindaz az adózással és ehhez kapcsolódó pénzügyekkel összefüggő ismeret, amit egy egyéni vállalkozónak, egy kis cég vezetőjének (megspórolandó ugyebár a „felesleges” költségeket) szintén tudnia kellene. Ahelyett, hogy arra tudná fordítani a figyelmét, szaktudását, üzleti potenciálját, amire a vállalkozását alapította, azzal kell foglalkoznia, hogy a mérgezett egér módjára rohangáljon egyik ügyet intézve a másik után.

Az eredmény? A cég nem működik úgy, ahogyan azt anno elképzelte, az előre betervezett nyersanyagbeszerzést, üzleti tárgyalásokat stb.  a hatósági ügyintézések miatt át kell ütemezni, el kell halasztani, az idegek kezdik felmondani a szolgálatot, ráadásul egy „jó szaftos” kis adóbírság is kilátásba kerül. Ráadásul a hosszú távú „hozadékaként” ezzel azt kockáztatjuk, hogy NAV-os „priusza” lesz a vállalkozónak, a cégnek.

Persze amikor ezek bekövetkeznek, akkor már késő ide-oda kapkodni, legfeljebb a tanulságokat levonva belátjuk, hogy ha a könyvelőre kifizettük volna azt a havi x ezer forintot, jóval „beljebb lennénk”…

 

Talán kissé úgy tűnik, mintha korteskednék a könyvelők mellett, azonban erről nem lévén szó inkább más oldalról közelíteném meg a könyvelőket. Pontosabban szólva akként, hogy amikor eljutunk arra az elhatározásra, hogy felkeressünk egy könyvelőt, könyvelőirodát (ideális esetben a cég indításakor, „kényszerhelyzetben” egy-egy ilyen NAV-os hercehurca után), milyen szolgáltatásokra számíthatunk.

A bővülő szolgáltatások viszont nem minden esetben állnak egyenes arányban a fizetendő havi díjjal, éppen ezért nagyon fontos, hogy a kezdet kezdetén tisztázzuk, mit várunk és mit tud nekünk nyújtani a szakember.

Néhány esetben sajnos a vállalkozó és a könyvelő is úgy gondolja, hogy mindössze annyiban merül ki a  „kapcsolatuk”, ami a számlák átadására, azok gépies könyvelésére („berögzítésére”) terjed ki, amit időszakonként (ahogyan már említettem azokat a bizonyos határidőket) a NAV felé történő adatszolgáltatás, bevallás, adófizetés stb. egészít ki. Természetesen ezzel is jóval nagyobb eséllyel nézhet a vállalkozó a kötelezettségek szabályos teljesítése elé, azonban ahogyan a cikkem elején utaltam rá, minden a pénz körül forog, amiben bizony jelentős szerepe lehet egy jó könyvelőnek.

Ugyanis az előzőektől eltérően a jó könyvelő az ügyfeleinek nem csak adminisztrációs „partnere”, aki azt tudja, mit, hova, mikor, hogyan kell… Hanem a munkája azt is jelenti (mind a maga, mind az ügyfele számára), hogy olyan segítséget is megad a vállalkozónak, amivel el tudja érni, hogy a vállalkozó is megismerje a rá vonatkozó szabályokat. Itt kiemelten fontos hangsúlyoznom a „rá vonatkozó” kifejezést, hiszen nem az a cél, hogy ugyanúgy tudjuk a szabályokat, mit a könyvelő. Azonban időben tisztában kell lenni pl. a jogszabályok változása miatt módosuló számla kiállítási követelményeknek, a módosuló bevallási határidőknek, a költségek elszámolásának lehetőségeivel, az ÁFA szabályokkal stb.

Ezen kívül egy igen fontos kérdésben van szerepe  a könyvelőnek, ez pedig az üzleti év eredményessége. A legtöbbször az a „jó könyvelő”, aki úgy tud „bűvészkedni” a számokkal, hogy az év végén ne, vagy csak nagyon minimális adót kelljen fizetni. Ha a cég „veszteséges”, az pedig a legtökéletesebb állapot… mindaddig, amíg szóba nem kerül a vállalkozás fejlesztése, korszerűsítése stb. miatt pályázat vagy kedvező kamatozású hitel felvétele. Ilyenkor szembesül ugyanis a cég azzal, hogy „nullszaldós” vagy veszteséges mérlegeredménnyel bizony semmilyen támogatásra nem lehet pályázni, a bankok pedig ugyancsak elzárkóznak az ilyen „eredményt produkáló” vállalkozások finanszírozásától.

Valljuk be őszintén: magánszemélyként mi sem szívesen adnánk pénz olyannak, aki „becsszóra” visszafizeti a kölcsönt, bár nem dolgozik és ennek ellenére költekezik. Akkor egy bank hitelként, az állam pl. a Széchenyi Kártya Program keretében miért is adna nekünk?

Így az elképzelt fejlesztésről le kell mondani, a cégvezető  saját előre nem látása következményeként ráadásul évekre kizárja a cégét (az egyéni vállalkozó saját magát) az ilyen pénzügyi forrásokból, hiszen általában 2-3 lezárt üzleti év eredményét veszik alapul a támogatás, hitel megítélésénél.

Mondandóm végére érve a javaslatom tehát mindenképpen az, hogy amikor a kiadások terén a mérleg két serpenyőjét kell górcső alá venni, mindig gondoljon a vállalkozó arra, hogy a pillanatnyilag olcsóbbnak tűnő megoldással biztosan jól dönt-e, kockáztatva a fentiekben kifejtettek bekövetkezését. 

A következő héten megtudhatják, milyen más kérdésekben érdemes még elgondolkodni, hogy végül valóban olcsóbb-e a kisebbnek tűnő kiadás.

dr. Pataki Dezső 
regionális tanácsadó