A megbeszélés sikerében meghatározó: a rendszeresség, az időtakarékosság, az udvariasság és a szabályozott keretek. Ezekért pedig a vezető a felelős.

Természetesen a cég méretétől és profiljától is függ, hogy milyen gyakran (naponta, vagy hetente, esetleg kéthetente) indokolt a megbeszélést megtartani.

 

Kell-e egyáltalán megbeszélés?

A személyes, irányított megbeszélést nem pótolják az e-mailban küldött körlevelek, és a négyszemközti vagy kiscsoportos, de a részlegeket össze nem kapcsoló, megbeszélések. Sőt, ezek így csak a bizonytalanság és a folyosói pletykák melegágyai.

Nem szerencsés végeláthatatlan megbeszélést tartani. Még a leghosszabb megbeszélésnek sem szabad 45 percnél hosszabbnak lennie, ha pedig gyakori megbeszélésről van szó, akkor 20 percnek is elegendőnek kell lennie a rendszeres teendőknek átbeszéléséhez, feladatok, felelősségek, határidők rögzítéséhez.

 

Vezetőként, vezetni!

Alapelv: A megbeszélésen nincs felesleges meghívott, és nem érdemes kihagyni senkit, aki releváns tudással vagy hatáskörrel rendelkezik.

Ahhoz, hogy hatékony legyen a megbeszélés, a vezető feladata megadni a szót és figyelni arra, hogy a hozzászóló ne kalandozzon el. Ugyanakkor vezetőként fontos világosan megfogalmazni elvárásokat (feladatokat), nyilvánosan dicsérni és (a megbeszélés előtt vagy azt követően) négyszemközt bírálni is.

A munkatársak szívesebben és hatékonyabban végzik el a feladataikat egyértelmű elvárások ismeretében, továbbá, ha a legnagyobb kihívást jelentő feladatot kérésként és nem nyers utasításként fogalmazzák meg a számukra.

 

Telefont lehalkítani és lehalkíttatni

A hatékonyság legnagyobb ellensége a megosztott figyelem. Kísérletek igazolják, hogy a „multitascing” nem szolgálja sem a hatékony, sem a minőségi munkavégzést. Ráadásul más jelenlétében telefonálni, különösen úgy, hogy a jelenlevő igényt tartana a figyelmünkre, kifejezetten sértés.

 

A vezető, a végén szóljon hozzá

Ahhoz, hogy a munkatársak elmondják őszintén az álláspontjukat jó, ha nem befolyásolja őket ebben a vezető álláspontja. Ráadásul a vezető így megkímélheti magát attól, hogy elhamarkodottan alakítva ki véleményét, kellemetlenül érezze magát, ha meg akarja változtatni azt.

 

Sokan tartanak a megbeszélésektől, mert gyakran nem látnak többet benne, mint időtrabló fecsegést, ami nem visz előbbre. Pedig számtalan cég példája bizonyítja, a rendszeres, hatékony megbeszélések, a hosszú távú siker pillérei.

 

 

dr. Erdős Zsuzsanna

üzleti etikett tanácsadó

 

Amennyiben üzleti etikett témában konzultációra van szüksége, kérem írjon itt, vagy hívjon a +36 1486 1800 callcenter-en keresztül.