Figyelemmel arra, hogy az SMS a legkevésbé formális üzenetküldési eszköz, még jobban érdemes odafigyelnünk kinek, mikor, milyen üzenetet küldünk.

 

Milyen esetekben tehet az SMS hasznos szolgálatot?

• Tartsuk be a főszabályt: Az üzleti életben, csak akkor küldjünk SMS-t, ha nincs módunk sem telefonon hívni a másik felet, sem-e-mailt küldeni. 

• Ha nem tudjuk fogadni a hívást, a telefonunkat beállíthatjuk automata SMS-re is, amelyben tájékoztatjuk a hívót, hogy most nincs alkalmunk beszélni vele, ám amint módunkban áll, visszahívjuk. 

• Várható késés esetén -  ha nem tudunk telefonálni, vagy e-mailt küldeni - még mindig jobb megoldás SMS-ben értesíteni erről a partnerünket, mintha késve érkeznénk a megbeszélt találkozóra.

 

Amire figyeljünk

• Az SMS-re is igaz: a stílus maga az ember! 

• Az SMS, korlátlan ideig megőrizhető, ezért minden szempontból érdemes alaposan megfontolni, kinek, mikor, mit és hogyan írunk. 

• Az etikett szerint az SMS-nek is kell megszólítás, álljon kerek – még ha tömör – mondatokból, és szerepeljen a lezárás mellett az aláírás is.

Amellett, hogy az üzleti kapcsolattartásban még régi jó ismerősök között sem elegáns, egy figyelmesebb szemlélő messzemenő (és meglepően pontos) következtetéseket vonhat le egy megszólítás nélküli, aláírás helyett monogrammal jegyzett, trendi rövidítésekkel és hangulatjelekkel fűszerezett üzenetből. 

• Ne csak a telefonunkat halkítsuk le, hanem az SMS-t jelző funkciót is. Éppen úgy kizökkenthet vagy megzavarhat egy megbeszélést, mint a telefon csörgése.

 

Amit kerüljünk

• Soha ne küldjünk ismeretlenül másnak SMS-t. 

• Az SMS küldésnek – ahogyan az e-mail küldésnek is - van egy alapszabálya: ne küldjünk abban az időpontban SMS-t, amikor nem telefonálnánk. 

• Kellemetlen hírt sem elegáns SMS-ben küldeni. Ha egy üzlet kútba esett, ha egy munkaviszonyt le szeretnénk zárni – egyikre sem az SMS a megfelelő forma. 

• Súlyos bárdolatlanságnak számít SMS-ben meghívót küldeni, gratulálni vagy kondoleálni.

 

Amit jó tudni:

Az SMS, több mint elektronikus post it. Sokkal inkább hasonlít az e-mailre, például az általa kiváltható joghatások miatt is.

Érdemes ezért óvatosnak lenni, hogy mit ígér, ír vagy miként nyilatkozik valaki akár e-mailben, akár SMS-ben. Amennyiben az írottakat változatlan tartalommal vissza lehet idézni, a küldő (nyilatkozattevő) személye, illetve az általa írottak időpontja egyértelműen megállapítható, az e-mail, illetve az SMS is írásba foglalt jognyilatkozatnak minősül (éppen úgy mint egy papír alapú dokumentum), amelyből a küldőnek, illetve az általa képviselt cégnek, jogai és kötelezettségei keletkezhetnek.

 

dr. Erdős Zsuzsanna

üzleti etikett tanácsadó

 

Amennyiben üzleti etikett témában konzultációra van szüksége, kérem írjon itt, vagy hívjon a +36 1486 1800 callcenter-en keresztül.