A hívott köszön, és mutatkozik be először

Nemcsak a mobiltelefonon való telefonálás egyik alapszabálya: a hívott az aki, miután felvette a telefont, köszön és bemutatkozik, majd a hívó is köszön és azonosítja magát.

Figyelemmel arra, milyen gyakori, hogy akkor is felveszik a telefont, ha éppen nem alkalmas a pillanat a beszélgetésre, a hívónak érdemes arra is azonnal rákérdeznie, hogy a másik fél számára alkalmas-e az időpont.

Gyakran felmerül a kérdés, tényleg ezt kell tenni?

Felnőttként, különösen az üzleti életben, az etikett ezt a koreográfiát írja elő, azzal, hogy az üzleti életben (és a hivatali életben is), a köszönés és a bemutatkozás mellett, amennyiben céges készülékről van szó, a céget és a szervezeti egységet is mondani kell, hiszen a telefonáló innen tudja, hogy „jó helyen jár-e”.

Sokan ódzkodnak ettől a „szertartástól”, különösen, ha a telefon nem írja ki a hívószámot, vagy a hívott számára a kiírt szám ismeretlen.

Leggyakrabban a „zaklató telefonoktól” (pl.: marketing hívások) tartanak.

Sajnos az etikett szabályai, a megalapozott ódzkodásunk ellenére sem változnak meg. Ugyanakkor hívottként, a döntés, különösen vállalkozóként, a mi hatalmunkban van:

• Felvehetjük a telefonunkat a klasszikus „halló”-val, és reménykedhetünk, hogy a hívó, hangunk hallatára, eddigi inkognitóját felfedi és bemutatkozik.

• Ha számunkra annyira fontos, hogy előbb a hívó kilétéről mi győződjünk meg, gondoljuk át, ilyen esetekben egyáltalán fel akarjuk-e venni a telefont.

Amennyiben ismeretlen hívó esetén tudatosan nem fogadjuk a hívást, mint ahogyan számtalanszor más okokból is tesszük, a hívó még mindig megteheti, hogy üzenetet hagy, vagy e-mailt küld. (Fontos azonban tudnunk hívóként: sms-t számunkra ismeretlen embernek, tilos küldenünk!)

(A céges belső szabályzat előírhatja a (nemcsak az értékesítési, vagy helpdesk) munkatársaknak, hogy a cég által biztosított telefonon milyen módon kell fogadni a hívást. Ilyenkor a szabályok, a cég végiggondolt üzleti érdekeit tükrözik és ezeket a szabályokat kell betartani. 

Szorosan kapcsolódik a fenti témához: 

• Vissza kell-e hívnunk valakit, aki csak „megcsörgetett”?
• Várhatunk-e visszahívást, ha a másik nem fogadta a hívásunkat és nem hagytunk üzenetet?

Az etikett szabályai szerint: nem!

Ha valakit felhívtunk, ő nem vette fel, és mi nem kértünk visszahívást, nincs okunk elvárni, hogy visszahívjon bennünket. Még akkor sem, ha hívásazonosító okán látható volt számára a hívó személye. (Akkor pedig egyáltalán nem elvárható a visszahívás, ha ismeretlen szám jelenik csak meg a kijelzőn.)

Amennyiben azonban a hívott mégis visszahívna bennünket, tekintsük a hívását annak, ami: egy figyelmes, és előzékeny gesztusnak!

Még akkor is, ha jó ismerősünk…

 … és kezdjük azzal a beszélgetést, hogy megköszönjük a gesztusát!

dr. Erdős Zsuzsanna

üzleti etikett tanácsadó

Amennyiben üzleti etikett témában konzultációra van szüksége, kérem írjon itt, vagy hívjon a +36 1486 1800 callcenter-en keresztül.