A nekünk érkező

- e-mail-re

- sms-re

- visszahívást kérő hangüzenetre

24 órán belül illik válaszolnunk.

A 24 órás szabály ugyanakkor hasznos, két arcú eszköz.

Nemcsak azt jelenti, hogy 24 órán belül kell válaszolnunk, hanem azt is, hogy 24 óránk van a válaszra.

Ez a szabály nem arra kötelez, hogy 24 óra alatt mindenre legyen érdemi, kiforrott válaszunk. Ha úgy érezzük 24 óra rövid idő a válaszra, mindössze annyit érdemes tennünk, hogy röviden reagálunk, megkaptuk az üzenetet, illetve jelezhetjük azt is, hogy mikor számíthat partnerünk az érdemi válaszunkra.

A gyors visszajelzés nemcsak figyelmes gesztus, hanem - ami sokkal jobb - azt is sugallja Önről, hogy megbízható, dinamikus partner!

Ugyanakkor a rendelkezésünkre álló 24 óra lehetőség is arra, hogy alaposan megfontolhassuk a válaszunkat. Ha fel is kavar egy üzenet, nem kell azonnal reagálnunk. 24 óra elegendő ahhoz, hogy higgadt, profi választ tudjunk megfogalmazni.

Még egy fontos szempont: Az üzleti kommunikáció aranyszabálya - "üzleti levelet - üzleti időben", vagyis a 24 órás szabályra is az "üzleti 24 óra" értendő.

Senkitől sem várható el, hogy a péntek délután 5 órakor küldött levelére szombaton (azaz a pihenése alatt) válaszoljon. Sőt az sem etikus elvárás, hogy a válaszlevél (mondván a címzettnek volt egy hétvégéje a válaszra) hétfőn reggel már a postaládában legyen.

... és egy kis érdekesség:

Néha csakugyan nagyon rövidnek tűnik a 24 órás határidő, ugyanakkor a prémium hotelek világában bármely napszakban, bármely napon, az 1 órán belüli válaszadás az elvárt. A különleges elvárásokkal rendelkező ügyfélkör (és képviselőik) természetesnek veszik a gyors válaszokat és egy hotel az év minden napján 0-24 óráig a vendégei és reménybeli vendégei rendelkezésre áll.

dr. Erdős Zsuzsanna
üzleti etikett tanácsadó és coach
www.erdosetikett.hu