Korábban már volt arról szó, hogy „Az e-mail is levél”, ugyanakkor jó, ha adunk a „formaságokra” is, hogy levelünk egy hiteles és megbízhatóüzleti partner benyomását keltse.

Mire figyeljünk?

• Profi cég, profi e-mail cím.
A legegyszerűbb: vezetéknév.keresztnév@cégnév.hu

• Az e-mail vizuális megjelenése, illeszkedjen a cég vizuális imázsához (honlap, névjegy, kiadványok stb.).
 A vállalkozástól kimenő valamennyi levél, küldje azt bármelyik részleg, ugyanolyan formavilágot (dizájnelemek, egységes betűtípus és méret) sugalljon. Ugyanakkor figyeljünk arra, hogy a dizájnelemek ne növeljék meg túlságosan a levél méretét, és ne lassítsák a levél kibontását.

• Bármekkora is a csábítás, tartsuk be a helyesírási és nyelvhelyességi szabályokat. Különösen figyeljünk a megszólításra („Tisztelt”, „Kedves”), illetve a levélzáradékokra (Tisztelettel:; Üdvözlettel: ). Az olyan jókívánságok, mint a „Szép napot!” nem levélzáradék, nem helyettesíti azt.

• A hivatali levelezésben önöző formával levelezzünk, az üzleti levelezésben is az önözés a legmegfelelőbb választás. Ez nem jelenti azt, hogy mindenhová be kell szuszakolnunk az „Ön”, „Önök” névmást. Roppant nehézkessé tenné a levelezést. (Sokszor a levelekből egyébként sem derül a választott társalgási stílus.)

• Az üzleti életben „cég levelezik, céggel”. Nem helyénvaló ezért az üzleti e-mailekben -a figyelmes gesztusokon túl, mint például egy gratuláció, vagy köszönet, - személyes témákat részletezni.

• Ha a levelezésben, át is térnénk a tegeződésre, ez nem jelenti az udvariassági formák, a megszólítás, levélzáradék elhagyását.
Óriási baki ismeretlenül, „tegező” stílusban írni levelet. (A hírlevelek, noha üzleti levelek, ebből a szempontból speciálisak, hiszen a feliratkozó, már a feliratkozáskor dönt arról, hogy elfogadja-e a cég kommunikációs stílusát. Azonban itt is érdemes figyelni, a tegeződés nem jelenti az udvariasság és a kölcsönös tisztelet kimutatásának elmaradását.)

• Szerencsés, ha a vállalkozásnak van egységes aláírásmintája (adatok, elérhetőségek, cég mottó, egységes dizájn) amelynek használata, minden munkatárs számára, minden kimenő üzleti levélben kötelező. Amellett, hogy a levélnek keretet ad, a levél tartalma hitelesebbé válik, ugyanakkor a partnerben megnyugtató érzést kelt a megszokott „szertartásos” lezárás.

Figyelemmel arra, hogy mennyire általánossá vált az írásbeli kommunikáció, egy szépen formázott, udvarias levél, különösen ebben az e-mail dömpingben, felértékeli a küldő személyét és hozzásegítheti ahhoz, hogy szívesen, és mielőbb olvassák a leveleit.


dr. Erdős Zsuzsanna
üzleti etikett tanácsadó és coach
www.erdosetikett.hu