Egy vállalkozó számára az egyik leghasznosabb tudás, ha jól tudja beosztani az idejét. A telefon etikett szabályainak ismerete pedig ebben sokat segíthet.

 

A feje tetejéről, a talpára!

 

Gyakran gondolkodunk úgy: lehalkítjuk a telefont, amikor nem tudunk beszélni.

Annak, akinek értékes az ideje jól tudja: csak akkor van felhangosítva a telefon, ha tud és akar is beszélni rajta. Ám számos érv szól ezen túl is a „némaság” mellett:

1. Bármi, ami megzavar a koncentrált figyelésben, egyben azt is eredményezi, hogy mintegy negyedórára lesz szükség ahhoz, hogy ugyanolyan mélyen koncentráljunk, mint a zavaró tényező előtt. Vagyis egy megcsörrenő telefon akkor is kizökkent a munkából vagy egy gondolatmenetből, ha nem vesszük fel.

 

2. Nemcsak munka közben érdemes némára állítani a telefont. Egy üzleti tárgyaláson, mindkét fél számára feszengő pillanatokat okozhat, ha a telefonunkat keresgéljük, esetleg a hívót látva, a pillanat tört részéig latolgatjuk, fel vegyük-e. (Arról már nem is beszélve, hogy bántó bárdolatlanság lenne, ha fel is vennénk a telefont.)

 

3. Kevesen gondolnak bele: az állandó elérhetőség azt a gondolatot ébresztheti a partnerben, hogy számára, mindig rendelkezésre áll a hívott. Sőt idővel, mivel mindig, azonnal fogadják a hívásait, az azonnali elérhetőséget már nem gesztusként éli meg, hanem elvárásként!

 

4. Sokszor azért is rossz döntés felvenni a telefont, mert a munka félbehagyásából fakadó (olykor nem is tudatosult) feszültséget és türelmetlenséget partnerünk könnyen megérezheti a hangunkon. Így pedig éppen azt veszíthetjük el, amit a munka közben felkapott telefonnal el akartunk érni: partnerünk irántunk való jó érzését.

 

Helyesebben tesszük ezért, ha fordítva gondolkodunk:

A telefonunk akkor legyen felhangosítva, ha az esetleges hívásokat módunkban és szándékunkban is áll fogadni. Ellenőrizzük inkább meghatározott időközönként, hogy kerestek-e bennünket és szükség esetén hívjuk vissza a minket keresőket.

 

Éljünk a visszahívás lehetőségével

 

A visszahívás amellett, hogy lehetővé teszi, hogy akkor telefonáljunk, amikor a mi időbeosztásunk alapján erre módunk van, pozitív üzenetet is hordoz: Fontos a másik fél, hiszen amint módunkban állt, visszahívtuk.

Ráadásul a visszahívás előtt – különösen, ha a másik fél meghagyta, hogy pontosan miért is keresett - fel tudunk készülni a beszélgetésre. Így a beszélgetés rövidebb és mindkettőnk számára hatékonyabb lehet.

Hívóként és hívottként is jó tisztában lenni ugyanakkor két, szintén az időbeosztást segítő, etikett szabállyal:

1. Ha valaki nem kért visszahívást, nem várhatja el partnerétől, hogy (saját költségére, számára ismeretlen témában) visszahívja őt. 

2. Ha hívásunkra sms-ben azt a választ kapjuk, hogy partnerünk amint tud, visszahív, vagy üzenetet hagytunk a partnerünknek és visszahívást kértünk, 24 órán belül egyik esetben sem illik ismételten hívnunk őt. (... és nekünk is 24 óránk van arra, hogy ilyen esetekben visszahívjuk partnerünket.)

 

 

Üzleti telefont, üzleti időben

Az üzleti viselkedéskultúra szabályai szerint alapelv, hogy üzleti telefont üzleti időben illik bonyolítani, azaz a „másik számára” üzleti időben.

Ha ilyen ismert üzleti idő nincs, például egy vállalkozó esetében, akkor délelőtt kilenc óránál előbb és délután öt, (kivételes esetben hat) óránál később, nem illik telefonhívással zaklatunk a másik felet. (Ugyanakkor azt is érdemes kétszer meggondolnunk, hogy ebédidőben akarunk-e zavarni valakit.)

Természetesen, üzleti partnerünknek adhatunk a jó kapcsolat okán „felmentést a szabály alól", azonban vigyázzunk arra, ne eredményezze azt, hogy ő gesztusunkat „kiterjesztően” értelmezve, késő este is keressen, mondván mi is azt mondtuk, hogy sokáig szoktunk dolgozni.

Arra pedig a kölcsönös tisztelet okán mi is vigyázzunk, hogy hétvégén, munkaszüneti napon vagy a szabadsága alatt ne zavarjuk hívásunkkal üzleti partnerünket, és kollégáinkat sem. Használjuk inkább  ki mi isezt az időt pihenésre vagy „kreatív feltöltődésre”.

 

dr. Erdős Zsuzsanna

üzleti etikett tanácsadó

 

Amennyiben üzleti etikett témában konzultációra van szüksége, kérem írjon itt, vagy hívjon a +36 1486 1800 callcenter-en keresztül.